Tareas de administración que puedes automatizar

En la administración de condominios, siempre hay tareas de las que deberás ocuparte en persona. Algunas son: resolver las dudas de los propietarios y revisar el estado general del edificio. 

Ahora, también hay muchos pendientes que acaban robándote tiempo y energía sin necesidad.

Este tipo de compromisos deberían automatizarse para que puedas concentrarte en asuntos más importantes. Pero, ¿cómo saber de cuáles puedes “deshacerte”?

Hoy veremos cuatro tipos de tareas básicas que un administrador de condominios puede automatizar.

4 tareas de administración de comunidades que puedes automatizar

1. Cobro De Alquiler 

Muchos bancos y plataformas financieras incluyen formatos de cobro que puedes configurar por fechas y enviar por correo electrónico de forma automática.

Esta opción es más cómoda que visitar o llamar a cada vecino para recordarle la fecha límite de pago. Además, estar a la vanguardia tendrá un efecto positivo en tu imagen como administrador. Te verás más profesional y mejor preparado.

Otro beneficio es que, si generas un formato de pago, vas a tener siempre un soporte digital para avalar tu buena gestión. 

2. Renovación De Contratos

El proceso de renovación puede automatizarse para que un correo se envíe al arrendador y al arrendatario cuando se acerque la fecha.

El mensaje puede resumir los nuevos términos del contrato o puedes configurar una alerta solo para el propietario del inmueble, pidiéndole instrucciones de cómo proceder. 

3. Solicitudes De Mantenimiento

Las reparaciones de emergencia no pueden esperar, pero un administrador no puede darse cuenta de todo a la vez. Por eso, automatizar las solicitudes de mantenimiento es una gran idea.

Hacerlo consiste en habilitar una plataforma donde los vecinos puedan reportar daños eléctricos, de plomería, etc. Ahora, si quieres llevar la automatización al siguiente nivel, puedes hacer que las solicitudes se conviertan en órdenes de trabajo.

Luego, estas órdenes pueden enviarse a la compañía encargada de hacer los arreglos y, de este modo, agilizas el proceso.

4. Alertas De Mantenimiento Preventivo

Desde aires acondicionados hasta las zonas verdes en un condominio necesitan mantenimiento preventivo. Como un administrador tiene mucho en qué pensar, lo mejor es diseñar un cronograma. Este te recordará cuándo debe hacerse cada tarea. 

Es más, puedes asignarlas a un responsable y programar alertas días antes de la fecha límite. Con esto, nadie olvidará hacer su trabajo. 

¿Qué Software Necesitas Para Automatizar Tareas En Tu Comunidad?

La respuesta depende de qué necesitas automatizar. 

Por ejemplo, un Software de Gestión de Proyectos no solo sirve para listar pendientes. Además puedes crear reglas para automatizar el envío de correos electrónicos. 

Luego, si necesitas automatizar solicitudes de mantenimiento, puede que lo mejor sea usar un Software de Mantenimiento. Así, vas a poder llevar un registro de los componentes que necesitan revisión periódica. 

Puedes encontrar un listado de herramientas en ComparaSoftware. También tienes la opción de solicitar asesoría gratuita. Esto para elegir el programa que mejor te convenga, según las automatizaciones que decidas realizar. 

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