Administración de condominios: ¡herramientas útiles!

Para la administración de condominios es importante apoyarse en herramientas para hacer más fácil la gestión de cambios y compromisos con su comunidad. También se necesita disponer de aplicaciones especiales para llevar las finanzas y mantenerse en comunicación con los vecinos.

Si quieres mejorar tus habilidades para la administración de condominios, revista este listado de herramientas y ponlas a prueba. Te convertirás en un súper administrador en tiempo récord.

Gestión de documentos legales

Entre las múltiples funciones de un administrador, está la de responder eficientemente cuando en la comunidad se requiere hacer cambios estructurales, como reformas u otro tipo de gestión que amerite ubicar proveedores y, por supuesto, dar cuenta de ello a los vecinos.

La falta de transparencia es uno de los mayores problemas que puede afectar la convivencia e imagen de un administrador de condominios. Para que las cosas estén siempre en orden y evitar malos entendidos, una plataforma de almacenamiento y uso compartido de archivos es muy importante.

Esta debe ser, además, en la nube, para disminuir el riesgo de pérdida de documentos y que la información esté siempre disponible para todos.

Algunos servidores de almacenamiento en la nube que puedes comenzar a utilizar gratuitamente son:

• Google Drive (15 GB de almacenamiento gratuito)
• OneDrive (5 GB de almacenamiento gratuito)
• Dropbox (2 GB de almacenamiento gratuito y hasta 18 GB con referidos)

Herramientas de comunicación instantánea

En muchas comunidades se decide usar, como canal para la comunicación entre vecinos y administrador, aplicaciones de mensajería personal como WhatsApp. No es que sea del todo incorrecto, pero hay alternativas menos intrusivas que pueden adaptarse mejor al estilo de vida en algunas comunidades.

Habrá quienes prefieran mantener su vida personal a un lado de las gestiones comunitarias y, como administrador, deberás estar listo para proponer opciones.

Una posible solución es el uso de apps de mensajería exclusivamente destinadas a la administración de condominios. Solo hará falta que todos los miembros de la comunidad instalen alguna de las siguientes aplicaciones en su teléfono celular:

• Viber
• Line
• Telegram
• Signal
• Kakao Talk

Herramientas financieras

¿Qué sería de un administrador sin una herramienta de contabilidad electrónica?

Las comunidades tienen una ventaja y es que no se atienen al inicio de actividades del SII, por lo que pueden llevar una contabilidad ligera (ya sea completa o simplificada).

La contabilidad completa comprende el uso de un Libro de Caja, un Libro Diario, un Libro Mayor e Inventarios y Balance ––además de los libros auxiliares que exige la ley, como el Libro de Ventas Diarias, el Libro de Remuneraciones, etc.––.

En cambio, con la contabilidad simplificada se puede prescindir de los libros contables, los balances e inventarios y las depreciaciones de los bienes, ya que la ley solo pide llevar un libro timbrado de entradas y gastos, o bien una planilla de entradas y gastos.

Aunque ambas opciones son válidas, lo recomendable es optar por una contabilidad completa y así evitar inconvenientes más adelante. Una excelente opción hoy día es Nubox, un software contable con el que puedes administrar las finanzas de tu comunidad en la nube.

Herramientas para gestión de eventos y grupos

Por último, las herramientas para gestionar eventos y grupos ocupan un lugar importante en la administración de condominios.

Los mejores administradores saben que sus funciones incluyen trabajar en pro de la integración comunitaria y ofrecer espacios de crecimiento personal a los residentes, por eso es común que organicen charlas, talleres o clases frecuentemente.

Para incentivar el cuidado del medio ambiente y la innovación, un Software de Gestión de Proyectos puede ofrecer a los administradores de condominios un espacio para listar actividades y asignar participantes o responsables 100% online.

La principal diferencia entre usar un software de gestión y un calendario común es que tendrás muchas más opciones a la mano para tener todo bajo control durante las fases de la gestión de un proyecto, como:

• Automatización de tareas.
• Seguimiento de pendientes.
• Integración con herramientas de almacenamiento en la nube (como Google Drive y Dropbox) y videoconferencias (como Skype y Zoom).
• Es posible anexar fotografías, brochures, facturas y otros documentos.
• Pueden emitirse informes de resultados fácilmente, así puedes evaluar tu gestión como administrador o compartir con la comunidad un resumen de las actividades realizadas semestralmente.

Otra ventaja de los Software de Gestión de Proyectos es que puedes extender su uso a la gestión de mantenimiento y programar alertas automáticas para simplificar tus tareas de administración.

Para ser más eficiente y no invertir una fortuna, elige aplicaciones que te ofrecen las funciones que realmente necesitas o que centralicen las más importantes. Puedes encontrar un listado completo de herramientas para comunicación instantánea, gestión de documentos y más en ComparaSoftware.

Si quieres conocer una herramienta integral que te ayude con tus funciones, te invitamos a echarle un ojo a la prueba gratis de EdiPro. ¡Haz click en la imagen para ver como funciona!