¿Reunión virtual con el comité?: 3 tips para que funcione
¿Reunión virtual con el Comité de Administración y asambleas on-line en tiempos de crisis? Si eres administrador y te quedaron cosas pendientes por hacer en tu comunidad, te queremos contar que puedes convocar en cualquier momento a una asamblea con el comité en formato virtual.
“Dada la situación de emergencia, consideramos prudente que el Comité de Administración pueda reunirse de maneras no tradicionales. Por ejemplo, utilizando algún software de administración, videollamada, whatsapp, entre otros. Tener presente que dicha decisión podría ser discutida en un Juzgado de Policía Local. Apelamos, sin embargo, al criterio de los residentes y la sana crítica del tribunal, entendiendo la excepcionalidad de la pandemia”. Dicen los expertos de ARMIS en su nueva revista “Pandemia en Condominios”.
A pesar de que las reuniones del comité son de menos de 50 personas, de todas formas es recomendable no arriesgar a nadie a un posible contagio, por lo que te recomendamos que uses la modalidad de conferencia on-line o reunión virtual.
Temas como la contratación de un nuevo software de administración, mantenciones, proveedores y todo aquellos que tengan que ver con el buen funcionamiento de la comunidad, no deben verse perjudicados o dejados de lado por la incapacidad de de reunirse presencialmente. Para que puedas llevar todas las tareas a cabo y tengas una comunidad sana y feliz, sigue estos tres tips:
1. Haz una lista de prioridades
Como administrador, debes tener claros aquellos temas que tienen más urgencia dentro de la comunidad. Hay decisiones que no pueden esperar y por eso, para que una reunión, virtual o no, sea exitosa, debe existir un orden de los temas a discutir. Los más urgentes deben ser solucionados primero.
2. Define la fecha
Contacta al Comité de Administración y háblales sobre la necesidad de reunirse para no dejar pasar temas importantes. Fija una fecha y hora, de preferencia, posterior a la jornada laboral, ya que la mayoría de las personas están trabajando desde casa.
3. Elige la mejor herramienta
Para una reunión virtual es importante elegir la mejor herramienta, por eso te dejamos aquí 3 opciones para que puedas probar y elegir aquella que te sea más fácil de usar.
Zoom: “…es la empresa líder en videocomunicaciones empresariales modernas con una plataforma en la nube sencilla y confiable para conferencias de audio y video, colaboración, chat y seminarios web en todos los dispositivos móviles, de escritorio, teléfonos y sistemas de salas”.
Meet (Google): “Conéctese con su equipo desde cualquier lugar. Dado que se puede unir fácilmente a las videollamadas, tiene la posibilidad de reunirse cara a cara sin el costo agregado que supone trasladarse”.
Skype: “Con Skype, puedes realizar reuniones y desarrollar grandes ideas con tu grupo de trabajo, compartir una historia o celebrar un cumpleaños con amigos y familiares, así como recibir lecciones de alguna habilidad o afición nuevas. Usar Skype es gratis, siempre y cuando no intercambies mensajes o realices llamadas de vídeo y audio con grupos de más de 50 personas“.
Aunque no lo creas, es así de sencillo. ¡No dejes que la contingencia no te permita hacer tus reuniones, o tomar decisiones importantes! El formato online también es válido y muy fácil de usar.
Si te interesa saber más sobre como administrar una comunidad de la mejor manera en tiempos de COVID-19, lee el siguiente artículo que te servirá muchísimo: Teletrabajo: ¿Cómo aplicarlo a la administración?
